Política de tratamiento de la información y protección de datos personales
1. Objeto y ámbito de aplicación
La presente Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales (en adelante, la "Política") establece los lineamientos, principios y procedimientos bajo los cuales la Fundación Juntos por el Desarrollo y Progreso de Colombia (en adelante, la "Fundación"), en su calidad de responsable del tratamiento, recolecta, almacena, usa, circula y suprime los datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, y demás normas que los modifiquen o complementen.
Esta Política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales tratados por la Fundación en el desarrollo de El Vacilón de Santoto y de sus demás actividades, incluidos los de compradores, asistentes, promotores, vendedores, proveedores, patrocinadores, aliados, usuarios de la página web y redes sociales, y personas cuya imagen o voz sea captada en los eventos. Es de obligatorio cumplimiento para la Fundación y para los encargados que traten datos por su cuenta.
2. Identificación del responsable
- Razón social: Fundación Juntos por el Desarrollo y Progreso de Colombia (marca El Vacilón de Santoto).
- NIT: 900.836.783-1.
- Domicilio: Barranquilla, Atlántico, Colombia.
- Correo electrónico: Elvacilonentretenimiento@gmail.com.
- Teléfono: +57 333 251 5160.
3. Definiciones
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Encargado: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta de la Fundación.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos.
- Transmisión: comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para su tratamiento por cuenta de la Fundación.
- Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
4. Principios
El tratamiento de datos personales por parte de la Fundación se rige por los siguientes principios, establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Legalidad: el tratamiento se sujeta a lo dispuesto en la ley.
- Finalidad: el tratamiento obedece a finalidades legítimas, informadas al Titular.
- Libertad: el tratamiento solo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones legales.
- Veracidad o calidad: la información tratada debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
- Transparencia: el Titular puede obtener información sobre la existencia de sus datos en cualquier momento.
- Acceso y circulación restringida: los datos solo son accesibles para las personas autorizadas.
- Seguridad: los datos se protegen con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias.
- Confidencialidad: las personas que intervienen en el tratamiento guardan reserva de la información.
5. Datos tratados y finalidades
5.1 Compradores y asistentes. Datos: identificación y contacto (nombre, número de documento, fecha de nacimiento o edad, teléfono, correo electrónico, ciudad y usuario de redes sociales); información de compra (boletas, localidad, etapa, valor, forma y fechas de pago, cuotas, promotor o punto de venta); información de la experiencia (talla de camisa, punto de encuentro, entrega del kit, registros de ingreso, consumos y participación en actividades, encuestas, sorteos o concursos); preferencias e intereses informados por el Titular; e historial de compras y participación en las distintas ediciones.
Finalidades operativas:
- Gestionar la venta, los pagos y las cuotas, expedir la boleta, validar el ingreso y entregar el kit.
- Organizar la logística de los eventos, incluida la asignación de tallas, puntos de encuentro, turnos de transporte, cupos y accesos.
- Informar sobre los eventos, sus horarios y novedades.
- Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes.
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de seguridad, y atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
Finalidades comerciales y de relacionamiento:
- Enviar información, preventas, lanzamientos, promociones, beneficios y novedades de El Vacilón de Santoto, de sus próximas ediciones y de otros eventos que organice o apoye la Fundación.
- Enviar, a través de los canales propios de la Fundación, promociones y beneficios de aliados y patrocinadores, sin entregarles los datos del Titular.
- Contactar al Titular por WhatsApp, mensajes de texto, correo electrónico, llamadas y redes sociales.
- Invitar a encuestas, sorteos, concursos y actividades, y entregar los premios correspondientes.
- Realizar estadísticas, segmentaciones y análisis de preferencias y comportamiento de compra.
- Mostrar publicidad en plataformas digitales y redes sociales, incluidas audiencias personalizadas.
Con autorización adicional del Titular: transferir sus datos de contacto a patrocinadores y aliados para que le envíen directamente sus ofertas.
5.2 Promotores y vendedores. Datos: identificación, contacto, información bancaria y registro de ventas. Finalidades: gestionar la relación comercial, liquidar y pagar comisiones, controlar las ventas y cumplir obligaciones legales y contables.
5.3 Proveedores, patrocinadores y aliados. Datos: identificación y contacto de sus representantes y personas de contacto. Finalidades: gestionar la relación contractual, los pagos, la ejecución de los compromisos y el cumplimiento de obligaciones legales.
5.4 Imagen y voz. Las fotografías, videos y grabaciones realizados durante los eventos y sus actividades se utilizan para su difusión en redes sociales, página web, piezas de promoción y material de futuras ediciones de El Vacilón de Santoto.
5.5 Usuarios de la página web y redes sociales. Datos: información de navegación, dirección IP, cookies e interacción con publicaciones y anuncios. Finalidades: operar y mejorar la página web, medir su uso y el desempeño de las campañas, y mostrar publicidad relevante. Las cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la página no requieren consentimiento.
6. Datos sensibles y de menores de edad
- Datos sensibles: la Fundación no solicita datos sensibles. En caso de requerirse alguno, por ejemplo para una atención de salud, se solicitará autorización explícita y su suministro por parte del Titular será de carácter estrictamente facultativo.
- Menores de edad: las actividades de El Vacilón de Santoto están dirigidas a mayores de edad, por lo que la Fundación no recolecta datos de niños, niñas o adolescentes.
7. Derechos de los Titulares
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante la Fundación.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos. Esta solicitud no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
El Titular puede solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales, sin que ello afecte sus compras.
8. Procedimiento para el ejercicio de derechos
- Canal de atención: correo electrónico Elvacilonentretenimiento@gmail.com.
- Requisitos de la solicitud: nombre completo y número de documento del Titular, descripción de la solicitud, dirección o correo para notificaciones y, si aplica, los documentos que la soporten.
- Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo, prorrogable hasta por cinco (5) días hábiles adicionales, informando el motivo al Titular.
- Reclamos de actualización, rectificación, supresión o revocatoria: se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo, prorrogable hasta por ocho (8) días hábiles adicionales, informando el motivo. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes para subsanarlo; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.
9. Encargados del tratamiento
La Fundación podrá encargar el tratamiento de datos a terceros que apoyen su operación, tales como operadores de boletería y control de acceso, plataformas de venta y medios de pago, y proveedores de transporte, logística, mensajería, comunicaciones, publicidad digital y almacenamiento en la nube. Con ellos suscribirá acuerdos o cláusulas contractuales que garanticen niveles de protección equivalentes a los de esta Política, y les dará acceso únicamente a los datos necesarios. Los datos que el Titular suministre directamente en plataformas de terceros se rigen también por las políticas de dichas plataformas.
10. Transferencias y transmisiones internacionales
Los datos personales podrán ser objeto de transmisión o transferencia a terceros ubicados fuera de Colombia, en particular a proveedores de servicios tecnológicos y de almacenamiento en la nube, en países que ofrezcan niveles adecuados de protección de datos o, en su defecto, mediante acuerdos contractuales que garanticen dicha protección o con autorización expresa del Titular, conforme a la ley. La transferencia de datos a patrocinadores y aliados se realizará solo con la autorización adicional del Titular.
11. Medidas de seguridad
La Fundación adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas el control de accesos al personal autorizado, deberes de confidencialidad y el uso de plataformas con estándares de seguridad.
12. Conservación
Los datos personales se conservarán mientras subsistan las finalidades del tratamiento y la relación con el Titular, y posteriormente por el tiempo que exijan las obligaciones legales, contables y tributarias. Cumplidos estos plazos, serán suprimidos o anonimizados de forma segura. Las bases de datos tendrán vigencia mientras la Fundación desarrolle su actividad.
13. Vigencia y modificaciones
La presente Política rige a partir del 25 de octubre de 2026. La Fundación podrá modificarla en cualquier momento; los cambios sustanciales se comunicarán a los Titulares antes de su implementación, a través de los canales oficiales y, cuando se refieran a las finalidades del tratamiento, se solicitará una nueva autorización.
Autorización para el tratamiento de datos personales (canales digitales)
(Obligatoria) Acepto los Términos y condiciones del evento y autorizo a la Fundación Juntos por el Desarrollo y Progreso de Colombia (El Vacilón de Santoto) a tratar mis datos personales para gestionar mi compra, mi ingreso y la logística del evento, y para enviarme información, preventas y promociones de El Vacilón de Santoto y sus aliados por WhatsApp, mensajes, correo, llamadas y redes sociales, según su Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales. Puedo darme de baja de los mensajes de mercadeo cuando quiera. Declaro ser mayor de 18 años.
(Opcional) Autorizo compartir mis datos de contacto con los patrocinadores y aliados del evento para que me envíen directamente sus ofertas.